PENGENDALIAN PENGAWASAN (CONTROLLING) PADA PT GUDANG GARAM Tbk

1.      Pengertian Pengawasan

            Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control). Didalam proses pengawasan juga diperlukan tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.
Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi diantaranya.

2.      Pentingnya Pengawasan

            Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasi itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.

Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya:

1.      Perubahan lingkungan organisasi

            Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus – menerus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk. Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2.      Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati – hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3.      Meminimalisasikan tingginya kesalahan – kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4.      Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu – satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

5.      Komunikasi

6.      Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah perbandingan petunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.

3.      Penerapan Pengawasan pada PT  Gudang Garam Tbk

          Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang kelima setelah Planning, Oraganizing, dan Direction. Di Fungsi manajemen PT. Gudang Garam Tbk dilaksanakan dengan pengorganisasian dengan rapih dan teliti. Salah satu faktor penting dalam menunjang keberhasilan perusahaan adalah tingkat mutu produk/jasa yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut. Mutu merupakan suatu sistem yang terdiri dari struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya dalam rangka menerapkan manajemen mutu. Kegiatan yang berkaitan dengan mutu produk meliputi beberapa tahapan yaitu: pemasaran dan riset pasar, disain/spesifikasi rekayasa dan pengembangan produk, pengadaan, perencanaan dan pengembangan proses, produksi, inspeksi, pengetesan dan pengujian, pengemasan dan penyimpanan, penjualan dan distribusi, pemasangan dan operasi, bantuan teknik dan perawatan, pembuangan purna pakai. Setelah menetapkan mutu tertentu dari suatu produk, maka perlu diadakan pengawasan sejauhmana mutu tersebut dapat dipertahankan, agar tidak terjadi ketimpangan yang mengakibatkan konsumen merasa kecewa dengan produk yang telah dibelinya, kalau sudah terjadi ketimpangan maka akan timbul efek yang lebih jauh bagi perusahaan berupa penanggungan biaya beban kerugian untuk jaminan mutu produk, atau efek lain yang sangat merugikan perusahaan berupa penurunan volume penjualan yang akan mengurangi profit margin perusahaan secara menyeluruh. Secara terperinci tujuan pengawasan mutu adalah: 1. Agar produk hasil produksi dapat mencapai standar mutu yang telah ditetapkan. Mengusahakan agar biaya pengawasan dapat ditekan seminimal mungkin.. Mengusahakan agar biaya disain dari produk dan proses dengan menggunakan mutu produksi tertentu dapat diperkecil.

Daftar Pustaka

http://jeremybastianr.blogspot.com/2016/10/fungsi-manajemen-pt-gudang-garam-tbk.html

http://jeremybastianr.blogspot.com/2017/01/manajemen-pengawasan.html